Opportunity Charting

Wat gaan we doen? Wat is je voorstel? Wat gaan we verder onderzoeken en plan op maken? Er is maar beperkte hoeveelheid tijd, die kan je maar 1x gebruiken en waar ga je dan je geld op inzetten, op welk project. Bij al die vragen helpt het om het erg makkelijk te maken voor de persoon die een besluit moet nemen. Een overzicht van x ideeen op dezelfde manier voor een stuk uitgewerkt waar dan de besluitvormer een besluit over kan nemen. Die wel, die niet.

Want de baas heeft haast. Val me niet lastig met lange verhalen zegt die vaak. Wat wil je en waarom? En kom niet met tig voorstellen waar ik dan uit moet kiezen en die ingewikkeld zijn.

Opportunity charting als tool leerde ik gebruiken toen ik business consultant was bij Capgemini en een paar grote projecten deed. Een daarvan was voor een satelliet firma die veel grote televisiezenders in de wereld bediende met signalen de aardbol over te zenden via een van hun toen zes satellieten.

Toepassing van het model bij: het moeten kiezen tussen voorstellen.

Tijd die er voor nodig is: om van een idee dat je hebt een chart te maken, ben je iets van een uurtje bezig in de eerste fase. Als je slechts richtinggevend wil zijn.

Opportunity Charts een hulpmiddel bij besluiten

Als consultant wil je een klant helpen met verbeteringen aan te brengen. En er is altijd veel te verbeteren in een firma of strategische scenario’s te volgen. Maar een klant heeft niet onbeperkt budget om je maar alles te laten uitvoeren. Dat is ook zo voor een interne medewerker, je hebt maar zoveel tijd in een jaar. Waar ga je die tijd aan besteden, waar je budget? Hier komt de tool van pas. Als je als consultant een serie voorstellen hebt tot verbetering van bijvoorbeeld de strategie, dan gaat je klant niet alle acht voorstellen akkoord vinden. Want elk voorstel levert wel wat op, maar kost ook euro’s om de consultants te betalen die het voorstel verder gaan uitwerken en uitvoeren. Hoe laat je de klant besluiten uit jouw acht voorstellen? Dan kan met acht keer een lang verhaal vertellen over wat je constateerde, wat je voorstel is en wat dat gaat opleveren, maar dat in 1 A4 zetten is handiger voor de klant. Geeft hem ook het gevoel dat er een uniforme manier is van besluiten nemen.

Wanneer in te zetten?

Ik zie drie moment van een idee tot project om dit in te zetten.

Idee fase. In de eerste fase van een project is je idee, je voorstel, nog niet een project. Dat heeft die naam nog niet. Het is slechts een idee. En wil je weten of je wat tijd mag steken in het idee een slag uit te werken, dan moet je akkoord krijgen van je manager. Bijvoorbeeld als je meer dan vier dagen erin wil steken. Om dan een besluit te krijgen maakt je een heel ruwe opportunity chart. Hierin zijn de cijfers nog niet uitgewerkt door je en zeker nog niet besproken met de financiële afdeling of met de controller.

Ontwerp fase. Als je na vier dagen eraan te werken denkt dat er echt muziek zit in je voorstel, dan werk je de chart een slag verder uit. Nu heb je akkoord om ook andere mensen in de firma te raadplegen, want in het management team kreeg je groen licht, dus nu mag je ook mensen van andere afdelingen benaderen. Die zullen namelijk direct vragen ‘weet mijn baas hiervan?’ en nu kan je daarop ja antwoorden. Je werkt de chart in detail uit en er zit al een meer jaren begroting bij.

Start project fase. Als je idee zo groot is dat het over meerdere afdelingen gaat en een substantieel deel van het budget van dat jaar zal innemen, dan verwacht ik dat een bedrijf dit op een serieuze manier wil aanpakken, dus via een project management methodiek als bijvoorbeeld Price2. En daar moet je om een project te laten starten een ‘Project initiatie document’ hebben. Nu werk je de chart in nittigritty detail uit. Eigenlijk is het dan niet meer een ‘opportunity chart’ maar meer een project start document. (zie daarover in mijn werk rond project management en de PID: het Project Initiatie Document)

Hoe een opportunity chart op te bouwen?

Als je draagvlak wil krijgen voor een voorstel dan zal je als eerste moeten vertellen wat het voorstel gaat opleveren en wat het voorstel eigenlijk is. De plaat ziet er dan als volgt uit. Het is een A4 met als doel de besluitnemers te helpen uit meerder voorstellen een keuze te kunnen maken.

Kans

Dit beantwoord de vraag: hoe kunnen we het beter gaan doen?

Dus je beschrijft je voorstel in een korte zin. De kans die je ziet.

Kwantificeerbare elementen

Dit beantwoord de vraag ‘wat gaat de firma in geld aan je voorstel hebben?’

Alles wat je in geld kan uitdrukken komt hier te staan. Grote bedragen die meer richting geven dan dat ze nu zo heel exact zijn. Ball-park figures zoals Amerikanen dat noemen.

Kwalitatieve elementen

Dit beantwoord de vraag ‘wat gaat de firma er nog meer aan hebben, niet in geld gemeten?’

Wat je niet in geld kan uitdrukken beschrijf je hier. Deze dingen geven een kwaliteit weer die ook belang is. Zaken die je hier plaatst zijn dingen als

• Verhoogde klanttevredenheid (als je dit niet met onderzoek kan onderbouwen).
• Plezieriger werkklimaat.
• Snellere opvolging van het proces.
• Betere xyz

Nauwkeurigheid van de cijfers

Dit beantwoord de vraag ‘zijn de cijfers om slechts een richting te geven en kom je later terug met detail uitwerking, of zijn het cijfers waar ik echt 100% op kan vertrouwen’.

Je wil hier de besluitvormer eerlijk vertellen of je in de fase zit waarbij je nog vervolg onderzoek moet doen naar je voorstel, of dat het voorstel nu zo ver is uitgewerkt dat als de besluitvormer akkoord geeft, dat het project dan ook gaat starten. In het eerste geval mogen de cijfers wat ruwe zijn en meer richtinggevend, in het tweede geval moeten ze redelijk exact zijn.

Haalbaarheid

Dit beantwoordt de vraag van de besluitvormer: Hoeveel zekerheid is er dat de doelen van de kans ook gehaald kunnen worden?

Hier zoom je in op de emoties van de besluitvormers. Is de kans honderd op honderd, dan hoeven ze er niet over na te denken. Maar tja… wat in een bedrijf gaat altijd gegarandeerd zoals het moet lopen… Is de kans erg klein, val me er dan niet mee lastig hoor je dan iemand denken.

Ook is eventueel toe te voegen

Meerjaren begroting

Slimme managers kijken ook naar de effecten op langere termijn zou ik denken. Dus wat is de Nett Present Value van dit voorstel? Dus de verwachte inkomsten voor de komende jaren en die ‘contant’ gemaakt naar nu. En dat dan genomen over een periode van drie tot vijf jaar of zo zou ik denken.

Link met OGSM.

Of meer algemeen hoe past deze kans in de jaarplannen van de firma of de visie van de firma. Hoe beter de aansluiting, hoe kansrijker het is dat je voorstel zal worden aangenomen, want het management heeft al over de richting nagedacht en als jouw voorstel daarin past, dan helpt dat alleen maar de doelen nog sneller of beter te halen.

Wie ondersteund het voorstel

Hier doen consultant de truuk om foto’s te plaatsen van de mensen met wie ze gewerkt hebben om de chart tot stand te laten komen. De directeur ziet dan dat ook zijn financiële vrouw of man erbij was en ook de ICT’rs etc.

Afsluitend

Deze techniek is leuk om toe te passen, zeker in de eerste fase waar het meer ‘natte vinger in de lucht’ manier van invullen is. Je moet dan namelijk even te radengaan bij mensen die meer ervaring hebben en kunnen helpen met de grote brokken budget of zeker ook de kwalitatieve voordelen te beschrijven. Lukt het je niet deze chart helemaal scherp te krijgen, schroom niet me even te bellen.

Rudolph

Versie Winter 2021

Voorbeelden zakelijk

Bovenstaande chart lijkt het meeste op de originele zoals ik die leerde gebruiken bij Capgemini. Die was toen nog in excel. En met een pak berekeningen erachter… Later heb ik deze opportunity charts bij vele projecten gebruikt bij klanten. Dat kon zijn bij het opstellen van jaarbudgetten als bij innovatie en strategie projecten. Hieronder die ik maakte voor Eneco. Daar was dan de opportunity chart gekoppeld aan de OGSM en een kern onderdeel van MT gesprekken en besluiten.

---

Voorbeelden van een opleiding

Enige jaren geleden organiseerde ik een leuk project met studenten en de Chco company. Interactief, met gebruik van Instagram en streams op deze en andere social media. Blended leurning zeg maar, en dat al in 2019. Hieronder wat voorbeelden van hoe stduenten dan een voorstel deden van hun idee, om die dan door het management van de Chco company te laten selecteren waarna ze geld kregen het idee verder uit te werken.

Kijk eventueel voor de context naar de website: https://chocolade.home.blog/

En alle studenten uit deze klas en van de hele studierichting maakte er een. Die werden allemaal door de opdrachtgever en mijn bekeken, van commentaar voorzien en een selectie deed mee aan een eind prijs.

---